Datenschutz
Datenschutzerklärung
§ 1 - Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
pro aedes Immobilien Martin Sacha
Kleine Gasse 9
61130 Nidderau
Telefon: 0173-3110584
E-Mail: info@proaedes.de
§ 2 - Grundsätze der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Erbringung unserer Hausverwaltungsleistungen erforderlich ist oder eine andere Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO vorliegt. Dabei beachten wir die Grundsätze der Datensparsamkeit, Zweckbindung und Vertraulichkeit.
Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung sind insbesondere:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung (Verwaltervertrag, Mietvertrag)
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung gesetzlicher Pflichten (WEG, BGB, AO, HGB)
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigte Interessen des Unternehmens
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung (z. B. Newsletter)
§ 3 - Zwecke und Kategorien der Verarbeitung
3.1 WEG-Verwaltung (Wohnungseigentümergemeinschaften)
Im Rahmen der Verwaltung von Eigentümergemeinschaften verarbeiten wir Daten der Wohnungseigentümer, um unsere gesetzlichen und vertraglichen Pflichten zu erfüllen. Dies umfasst:
- Name, Anschrift, Kontaktdaten der Eigentümer
- Miteigentumsanteile, Grundbuchdaten
- Bankverbindungen für Hausgeldabrechnungen und Lastschriftverfahren
- Protokolle der Eigentümerversammlungen
- Korrespondenz und Beschlussfassungen
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO i. V. m. WEG und BGB.
3.2 Mietverwaltung
Bei der Verwaltung von Mietverhältnissen im Auftrag von Eigentümern verarbeiten wir Daten der Mieter, insbesondere:
- Stammdaten (Name, Geburtsdatum, Anschrift)
- Bankverbindung und Mietzahlungshistorie
- Bonitätsauskünfte im Rahmen der Mieterauswahl (mit Einwilligung)
- Daten zu Mängelanzeigen und Instandhaltungsmaßnahmen
- Nebenkostenabrechnungen
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c und – für Bonitätsprüfungen – lit. a DSGVO.
3.3 Technische Gebäudeverwaltung
Zur Koordination von Handwerkern und Dienstleistern sowie zur Dokumentation von Instandhaltungsmaßnahmen verarbeiten wir Kontaktdaten von Auftragnehmern und – soweit nötig – Nutzungsdaten der Liegenschaften.
3.4 Buchhaltung und Steuer
Zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Pflichten (HGB, AO) verarbeiten wir Rechnungs- und Zahlungsdaten. Diese unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
3.5 Kommunikation und Anfragen
Nehmen Sie per E-Mail, Telefon oder Kontaktformular Kontakt zu uns auf, verarbeiten wir die übermittelten Daten ausschließlich zur Beantwortung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Kommunikation) bzw. lit. b bei vorvertraglichen Anfragen.
§ 4 - Empfänger und Weitergabe von Daten
Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben oder durch berechtigte Interessen gerechtfertigt ist. Mögliche Empfänger sind:
- Handwerker und Dienstleister (Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO)
- Steuerberater und Wirtschaftsprüfer
- Rechtsanwälte (im Streitfall)
- Kreditinstitute (für Zahlungsverkehr)
- Behörden (auf gesetzliche Anforderung hin)
- Softwareanbieter für Hausverwaltungssoftware (Auftragsverarbeiter)
Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/EWR findet grundsätzlich nicht statt. Sollte dies im Einzelfall erforderlich sein, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 DSGVO).
§ 5 - Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur solange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen:
- Handels- und steuerrelevante Unterlagen: 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB)
- Vertragsunterlagen (WEG, Mietverträge): Mindestens bis zum Ende der Verjährungsfrist nach Vertragsende (i. d. R. 3–10 Jahre)
- Eigentümerversammlungsprotokolle: Dauerhaft für die Verwaltungsakte der WEG
- E-Mail-Korrespondenz ohne Vertragsrelevanz: Regelmäßig 3 Jahre
Nach Ablauf der Fristen werden die Daten routinemäßig und sicher gelöscht, sofern keine gesetzliche Pflicht zur weiteren Aufbewahrung besteht.
§ 6 - Ihre Datenschutzrechte
Als betroffene Person stehen Ihnen nach der DSGVO folgende Rechte zu:
- Auskunft: Art. 15 DSGVO – Welche Daten verarbeiten wir von Ihnen?
- Berichtigung: Art. 16 DSGVO – Korrektur unrichtiger Daten
- Löschung: Art. 17 DSGVO – „Recht auf Vergessenwerden"
- Einschränkung: Art. 18 DSGVO – Verarbeitung einschränken lassen
- Übertragbarkeit: Art. 20 DSGVO – Daten in maschinenlesbarem Format erhalten
- Widerspruch: Art. 21 DSGVO – Verarbeitung widersprechen
- Widerruf: Art. 7 DSGVO – Einwilligungen jederzeit widerrufen
- Beschwerde: Art. 77 DSGVO – Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde
Zuständige Aufsichtsbehörde: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI), Postfach 3163, 65021 Wiesbaden
Um Ihre Rechte geltend zu machen, wenden Sie sich an uns über die unter § 1 genannten Kontaktdaten. Für die Bearbeitung Ihrer Anfrage benötigen wir einen Identitätsnachweis.
§ 7 - Datenverarbeitung auf unserer Website
7.1 Server-Logfiles
Beim Aufruf unserer Website übermittelt Ihr Browser automatisch Informationen an unseren Server (sog. Server-Logfiles), darunter IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seiten, Browsertyp und Betriebssystem. Diese Daten werden ausschließlich zur Sicherstellung des Betriebs und zur Abwehr von Angriffen verwendet und nach spätestens 7 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
7.2 Kontaktformular und E-Mail
Nutzen Sie unser Kontaktformular oder schreiben uns per E-Mail, werden Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert. Die Daten werden nicht ohne Ihre Einwilligung an Dritte weitergegeben. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.
7.3 Cookies
Unsere Website verwendet technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Website unbedingt erforderlich sind. Diese Cookies speichern keine personenbezogenen Daten und können nicht deaktiviert werden. Auf den Einsatz von Analyse- oder Marketing-Cookies verzichten wir. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
7.4 Hosting
Unsere Website wird bei [Name des Hosters] gehostet. Mit dem Hoster wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Der Server-Standort befindet sich in [Deutschland / der EU].
7.5 Externe Dienste
Soweit wir externe Dienste (z. B. Google Maps, eingebettete Karten oder Schriftarten) einbinden, werden Sie vorab um Ihre Einwilligung gebeten. Ohne Einwilligung werden keine Daten an externe Anbieter übermittelt.
§ 8 - Datenschutzkontakt & Änderungen
Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten oder zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an:
pro aedes Immobilien Martin Sacha – Datenschutzbeauftragter
Kleine Gasse 9
61130 Nidderau
E-Mail: info@proaedes.de
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder neue Verarbeitungsvorgänge anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Seite. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie gesondert.
Datenschutzerklärung © pro aedes Immobilien Martin Sacha · Stand: April 2026